Ведомственный архив DocArc функционально полностью соответствует всем требованиям законодательства Республики Беларусь:
- Инструкция о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утверждена постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 19)
- Правила работы с документами в электронном виде в архивах государственных органов, иных организаций (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 6 февраля 2019 г. № 20)
- Правила работы с документами в электронном виде в государственных архивных учреждениях (утверждены постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 8 октября 2021 № 190)
Ключевые возможности
- Выгрузка документов в электронном виде из информационной системы заказчика
- Сохранность и целостность документов в электронном виде в течение установленных сроков их хранения
- Создание системы научно-справочного аппарата к документам в электронном виде
- Обеспечение использования документов в электронном виде, хранящихся в архиве
- В случае, если пользователь Ведомственного архива DocArc является источником комплектования Национального архива:
- Готовить и передавать документы в электронном виде на постоянное хранение
- Формировать и передавать в Национальный архив данные по электронным документам, находящимся на хранении в архиве организации
- Формировать и передавать в Национальный архив архивную справку организации
- Выделение к уничтожению документов в электронном виде по истечении установленных сроков их хранения
- Разделение доступ пользователей к ресурсам системы в зависимости от их роли в системе
- Ведение журнала аудита системы
Пользовательские возможности
Обработка
Обрабатывать поступившие описи дел, проводить проверку внутренних описей дел электронных документов
Формирование
Формировать сводные описи дел электронных документов, находящихся на хранении в Архиве
Переформирование
Переформировывать дела электронных документов в случае изменения сроков их хранения
Подпись
Формировать и подписывать акты о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек, акты приема-передачи дел на постоянное хранение
Наполнение
Наполнять первичными данными и производить актуализацию справочников системы (индексы описей, номенклатуры, сроки хранения и т.д.)